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Volle Fahrt voraus! Steigern Sie mit diesen 10 einfachen Tipps Ihre Produktivität im Job

Volle Fahrt voraus! Steigern Sie mit diesen 10 einfachen Tipps Ihre Produktivität im Job
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Jana Fast am 04.11.2016

Es kann durchaus sein, dass Sie als engagierter und fleißiger Arbeitnehmer am Ende des Tages unzufrieden mit Ihrer Leistung sind. Die Stunden sind so schnell verflogen und es ist Zeit für den Feierabend, dabei wollten Sie eigentlich noch viel mehr geschafft haben. Doch keine Sorge: Unsere Produktivität lässt sich mit ein wenig Training und den richtigen Kniffen steigern!

10 Tipps für mehr Produktivität im Job

1. Ordnung schaffen

Verbannen Sie alles von Ihrem Schreibtisch, dass Sie ablenken könnte! Wirklich produktiv arbeiten können Sie nur, wenn Ihr ganzer Fokus auf Ihren Aufgaben liegt. Ihr Smartphone, auf dem Sie mehrmals am Tag private Emails checken, kurz auf Facebook vorbeischauen, in ein Nachrichtenmagazin gucken und vieles mehr, ist die Ablenkungsquelle Nummer eins! Lassen Sie dieses in der Jackentasche oder trennen Sie die Verbindung zum Internet, sodass nur noch Anrufe durchkommen können. Wenn Sie jedes mal, wenn Sie nach bestimmten Unterlagen suchen, minutenlang „wühlen“ müssen, dann raubt Ihnen dass auf den gesamten Tag oder die gesamte Woche gesehen sehr viel Zeit und unterbricht den reibungslosen und produktiven Arbeitsablauf.

Chaos fördert die Kreativität sagen Sie? Dass mag in einem Künstleratelier durchaus zutreffend sein. Für einen Schreibtisch dagegen gilt: Weniger ist mehr. Alles, was Sie nicht zum Arbeiten benötigen, verschwindet in einem Schrank oder in einer Schublade.

2. Zeitfresser Meetings

Sie verbringen fast soviel Zeit in Meetings wie an Ihrem Schreibtisch? Damit sollte Schluss sein! Meetings können wahre Zeitfresser sein. Eine Vielzahl der Teilnehmer ist meist auch nicht direkt von dem behandelten Thema betroffen. Gehen Sie von nun an also nur noch zu Meetings, wenn es um Dinge geht, die Ihre Arbeit direkt beeinflussen. Oder bestimmen Sie Tage in der Woche, die „Meeting-frei“ sind und an denen Sie sich nur auf Ihre Aufgaben konzentrieren. Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie sorgsam mit Ihrer kostbaren Arbeitszeit umgehen und sich nicht für mehrere Stunden am Tag in einer Besprechung aufhalten, die Sie sowieso nicht betrifft.

3. Erstellen Sie Listen

Listen helfen nicht nur beim Einkauf. Sie können einem vor Augen führen, was erledigt werden muss und wann. Erstellen Sie jeden Tag vor dem Feierabend eine To-Do-Liste Ihrer Aufgaben und priorisieren Sie diese nach Wichtigkeit und nach Dringlichkeit. Große Projekte, die nicht an einem Arbeitstag abgearbeitet werden können, sollten Sie in kleine „Häppchen“ unterteilen. Neben jede dieser Aufgaben können Sie zusätzlich eine Uhrzeit aufschreiben, bis wann Sie diese im Idealfall erledigt haben möchten. Vergessen Sie aber nicht die Pausen mit aufzulisten! Eine Liste hilft Ihnen, fokussiert zu bleiben. Sie erkennen auf einen Blick, was ansteht und können sich strukturiert und konzentriert durch Ihre To-Do-Punkte arbeiten. Übrigens: Ist etwas erledigt, machen Sie ein Häckchen dahinter! Dies gibt Ihnen das Gefühl, etwas geschafft zu haben. Durch diese Zufriedenheit steigt die Motivation und diese führt bekanntlich zu besseren Leistungen.

4. Delegieren

Wenn man Arbeit abgibt, hat man selbst weniger zu tun. Aber darum geht es in diesem Punkt gar nicht! Sie ertrinken in Arbeit. Bis zum Feierabend muss noch soviel erledigt werden, doch allein der Anblick Ihres To-Do-Stapels auf dem Schreibtisch raubt Ihnen jeglichen Elan. Die Motivation, diese vielen Aufgaben noch bewältigen zu können, schwindet zusammen mit dem Optimismus und der Zuversicht. Die einzige Lösung: Bitten Sie um Hilfe und delegieren Sie einige Ihrer Aufgaben. Dazu gehört auch: Nehmen Sie keine weiteren Aufgaben Ihrer Kollegen an, und werden Sie in Ihrer Abteilung nicht zum „Mädchen für Alles“. Haben Sie genug Selbstbewusstsein um zu sagen, dass Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst und Sie Hilfe dabei benötigen. Wenn Sie nämlich wieder Licht am Ende des Tunnels sehen, können Sie wesentlich produktiver Arbeiten! Am Ende des Arbeitstages sind Sie vielleicht sogar schon mit all Ihren Sachen fertig, sodass Sie die delegierte Aufgabe wieder selbst übernehmen können.

5. Ablenkung durch Emails

Sie arbeiten gerade vertieft an einer Sache, als plötzlich am oberen Bildschirmrand eine Notiz erscheint mit der Benachrichtigung, dass Sie gerade eine neue Email erhalten haben. Der größte Fehler, den Sie jetzt machen können, ist die Arbeit beiseite zu legen um die Email zu checken. Denn dadurch werden Sie vollkommen aus Ihrer Arbeit herausgerissen. Fünf Minuten später wieder damit anzufangen wird nicht so einfach, wie Sie vielleicht annehmen. Bis man sich wieder in die Arbeit vertieft hat, können weitere zwanzig Minuten vergehen! Ignorieren Sie eingehende Email solange, bis Sie eine Aufgabe auch wirklich erledigt haben. Kleiner Tipp: Bestimmen Sie konkrete Zeitfenster, in denen Sie sich ausschließlich um Emails kümmern. Dass können dreißig Minuten am Morgen und dreißig Minuten vor Feierabend sein. In der restlichen Zeit widmen Sie sich Ihren Kernaufgaben.

6. Pausen fördern Ihre Produktivität

Leider setzen viele Produktivität mit Arbeitszeit gleich. Dabei ist es ein Irrglaube anzunehmen, dass Arbeitnehmer, die zehn Stunden täglich an Ihrem Schreibtisch hocken, mehr Leistung erbringen, als  Ihre Kollegen die bereits nach acht Stunden Feierabend machen. Studien belegen: Nach etwa 90 Minuten lässt die Konzentration deutlich nach. Der beste Zeitpunkt also, für ein kleines Päuschen. Stehen Sie dazu auf und bewegen Sie sich ein wenig. Das bringt den Kreislauf wieder ein wenig in Schwung. Perfekt wäre es, wenn Sie kurz an die frische Luft gehen. Bereits nach fünf Minuten sind Ihre Akkus wieder aufgeladen und Sie können produktiver weiterarbeiten, als wenn Sie diese Pause nicht gemacht hätten. Denken Sie nicht, dass Sie aus einem „Konzentrationsloch“ wieder herauskommen, indem Sie auf Ihren Bildschirm starren und darauf hoffen, dass Sie sich schnell wieder fokussieren können. Etwa alle 90 Minuten eine Mini-Pause einzulegen ist wesentlich effektiver! Probieren Sie es aus!

7. Reflektieren Sie sich

Im Laufe eines Arbeitstages befindet sich jeder Arbeitnehmer hin und wieder in einer Situation, in der er oder sie merkt, dass die Produktivität in dieser Situation gegen Null geht. Haben Sie sich auf dem Flur mit einem Kollegen verquatscht? Diskutieren Sie im Team seit geraumer Zeit über nichtige Details? Sind Sie schon wieder in einem Meeting gefangen, dass Sie überhaupt nicht voranbringt? Dann werden Sie sich dessen bewusst. Unser Tipp für mehr Produktivität am Arbeitsplatz: Reflektieren Sie sich selbst, erkennen Sie solche Situationen und befreien Sie sich aus diesen.

8. Arbeiten Sie nach Ihrer persönlichen Tagesform

Früh am morgen können Sie sich am besten konzentrieren? Oder werden Sie nach der Mittagspause erst so richtig wach und können durchstarten? Bei der Planung Ihres Arbeitstages berücksichtigen Sie Ihre ganz persönliche Tagesform. Gehen Sie nicht so vor, dass Sie grundsätzlich Aufgaben gerade dann erledigen, wenn Sie reinkommen. Planen Sie Ihre Tage so, dass Sie diejenigen Aufgaben die besonders wichtig oder schwierig sind, dann erledigen, wenn Sie besonders produktiv sind. Wann immer das sein mag. Haben Sie gerade Ihren Tiefpunkt erreicht (den meisten geht es nach einem schweren Mittagessen so) dann erledigen Sie die Ablage, Bringen Sie Akten ins Archiv oder beantworten Sie Standard-Mails. Sie werden merken, im Endeffekt kommen Sie auf diese Weise deutlich produktiver durch den Arbeitstag.

9. Belohnen Sie sich

Ihre To-Do-Liste für den heutigen Arbeitstag ist komplett abgearbeitet? Sie haben ein großes Projekt abgeschlossen? Einen wichtigen Deal an Land gezogen? Egal was es ist, wenn Sie stolz und zufrieden mit sich und Ihrer Leistung sind, dann belohnen Sie sich dafür! Wie wäre es, wenn Sie nach Feierabend in Ihr Lieblingsrestaurant fahren? Oder in Ihr Lieblingsgeschäft? Oder gönnen Sie sich ein heißes Bad oder ein Gläschen Wein? Egal was Sie tun, wichtig ist nur, dass Sie sich selbst ein wenig für Ihre Erfolge belohnen. Warum? Weil Sie dadurch am Ball bleiben und sich selbst (wenn auch unbewusst) damit motivieren. Motivation sorgt für den nötigen Antrieb, den wir brauchen, um produktiv arbeiten zu können!

10. Glückliche Arbeitnehmer sind produktive Arbeitnehmer

Britische Forscher haben in einer Studie belegt: Glückliche Arbeitnehmer sind produktive Arbeitnehmer. Für dieses Glück kann hin und wieder Ihr Arbeitgeber sorgen, zum Beispiel mit einem aufrichtigen Lob, einer Beförderung, einem Team-Event, mit gratis Keksen, etc. Doch auch ein Arbeitnehmer selbst kann einiges dafür tun, glücklich im Job zu sein. Zum Beispiel, indem dieser sich mit Dingen umgibt, die sie oder ihn glücklich machen. Dass kann ein Bilderrahmen der Kinder auf dem Schreibtisch sein (Dinge, die nur glücklich machen, aber nicht ablenken, sind auf dem Schreibtisch ok), der Lieblingstee in der Hand, oder andere Kleinigkeiten. Versüßen Sie sich Ihre Arbeit so gut es geht, damit Sie sich an Ihrem Schreibtisch richtig wohlfühlen. Je glücklicher Sie in Ihrem Job sind, desto besser Ihre Leistungen und Ihre Produktivität!

Quellen:

forbes.com | 12 Tips For Increasing Productivity
lifehack.org | 50 Ways To Increase Your Productivity
fastcompany.com | 15 Habits That Will Totally Transform Your Productivity