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Personalfragebogen: Welche Fragen sind erlaubt & welche verboten?

Personalfragebogen: Welche Fragen sind erlaubt & welche verboten?
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Anastasia Johlen am 25.01.2019

Mithilfe eines Personalfragebogens können Arbeitgeber systematisch Informationen von ihren Arbeitnehmern sammeln und verarbeiten. Einige Unternehmen reichen diesen Personalbogen bereits während des Vorstellungsgesprächs ein, doch zu dem Zeitpunkt sind einige Fragen noch gar nicht erlaubt. Wie weit dürfen Unternehmen in die Privatsphäre von Bewerbern und Mitarbeitern eindringen? Welche Fragen sind erlaubt und welche nicht? Erfahren Sie hier alles rund um den Personalfragebogen.

Sinn und Zweck des Personalfragebogens

Der Personalfragebogen wird auch als Einstellungsfragebogen bezeichnet und enthält in der Regel vom Arbeitgeber zusammengestellte Fragen, die relevante Verhältnisse und Qualifikationen festhalten. Grundsätzlich ist ein Bewerber nicht dazu verpflichtet, einen Personalfragebogen auszufüllen. Mithilfe des Fragebogens können Arbeitgeber relevante Daten und Informationen in standardisierter Form abfragen. Dadurch soll der Aufwand in der Personalabteilung reduziert werden. Außerdem werden wichtige Dinge nicht vergessen, da der Mitarbeiter den Bogen selbst ausfüllt. 

Welche Rolle spielt das Allgemeine Gleichberechtigungsgesetz (AGG)?

Das Allgemeine Gleichberechtigungsgesetzt (AGG) spielt bei der Jobsuche und beim Einstellen von Mitarbeitern eine erhebliche Rolle. In Deutschland soll jeder Mensch gleich behandelt werden, was auch in Artikel 3 des Grundgesetztes (GG) festgehalten wird. 

Art 3 GG

 

Niemand darf wegen seines Geschlechtes, seiner Abstammung, seiner Rasse, seiner Sprache, seiner Heimat und Herkunft, seines Glaubens, seiner religiösen oder politischen Anschauungen benachteiligt oder bevorzugt werden. Niemand darf wegen seiner Behinderung benachteiligt werden.

 

Weiterhin wird dieser Grundsatz seit mehr als zehn Jahren durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), auch Antidiskriminierungsgesetz genannt, weiter ausgelegt. Mit dem AGG können sich Personen und Gruppen rechtlich gegen Benachteiligung wehren, so kann bei einer Diskriminierung ein Schadensersatz beansprucht werden. Besonders in Sachen Arbeitsrecht ist das AGG zuständig, es soll verhindern, dass Bewerber und Mitarbeiter von Arbeitgebern diskriminiert oder gegenüber vergleichbaren Kollegen benachteiligt werden. 

So besteht ein Kündigungsschutz aufgrund von Diskriminierung und ebenfalls sind allgemeinen Lohnerhöhungen, welche einzelne Personen nicht betrifft, ebenfalls nicht zulässig. Auch dieses Vorgehen in der Geschäftswelt fällt unter den Schutz des AGG.

Das AGG hat bereits bei der Bewerbung eine Auswirkung, so müssen Personaler genau darauf achten, wie sie eine Stellenanzeige schreiben und welche Fragen im Bewerbungsgespräch und nach Unterschreibung des Arbeitsvertrags erlaubt sind. Erfahren Sie hier, welche Fragen laut AGG zulässig und welche unzulässig sind.

Welche Fragen sind im Personalfragebogen erlaubt?

Sicherlich gibt es einige Daten und Informationen, über die sich der Arbeitgeber durchaus erkundigen darf. Dazu gehört, wie fast überall im Alltag, der vollständige Name und die Anschrift. Aber es darf auch nach früheren Arbeitgebern, Nebentätigkeiten, Dauer der bisherigen Arbeitsverhältnisse, Zeugnissen und Beurteilungen sowie Qualifikationen gefragt werden. Allgemein darf ein Unternehmen nicht nach Lust und Laune alle Informationen abfragen. Der Gesetzgeber macht hier klare Vorgaben, an die sich in der Regel alle Arbeitgeber zu halten haben.

Folgende Fragen sind erlaubt...

Nach Personalien / persönlichen Angaben

Dazu gehört der Vor- und Nachname, die Adresse, das Geburtsdatum und der Familienstand. Weiterhin sind Kontakt- und Bankdaten wichtig, damit der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter erreichen und das Gehalt überweisen kann.

Nach dem beruflichen Werdegang/ der beruflichen Ausbildung

Der Arbeitgeber darf sich nach dem Schulabschluss, der Berufsausbildung oder das Studium sowie speziellen Qualifikationen erkundigen. Ebenfalls darf er sich über Fort- und Weiterbildungen sowie Schul-und Arbeitszeugnisse des vorherigen Arbeitgebers informieren. Auch Fremdsprachenkenntnisse dürfen erfragt werden.

Nach Sozialversicherungsdaten & Lohnsteuerabzugsmerkmalen

Die Lohnbuchhaltung spielt bei dieser Frage eine Rolle: So müssen die Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse, Freibeträge und die Krankenkasse bekannt gegeben werden, damit bei der Gehaltsabrechnung keine Probleme aufkommen.

Ebenfalls ist in diesem Bereich auch die Frage nach der Konfessionszugehörigkeit erlaubt. Hingegen ist die Frage nach der Religionsangehörigkeit während eines Vorstellungsgesprächs grundsätzlich unzulässig. Ausnahmen regieren die Regel: In sogenannten Tendenzbetrieben ist die Frage bereits während des Bewerbungsvefahrens erlaubt. So zum Beispiel bei Stellenausschreiben von konfessionellen Krankenhäusern oder caritativen Einrichtungen, die religionsgebunden sind.

Nach vermögenswirksamen Leistungen

Damit die Lohnbuchhaltung auch darüber informiert wird, müssen auch dazu Angaben gemacht werden, falls Entgeltumwandlungen oder andere vermögenswirksame Leistung mit dem Arbeitgeber vereinbart wurden. Nur so können die Beiträge korrekt abgeführt werden. 

Deshalb sind im Einstellungsfragebogen auch Informationen zu Betrag, Beginn und den Kontodaten des Empfängers erlaubt.

Nach einer Schwerbehinderung

Zusätzlich sind Fragen zum Bestehen einer schweren Behinderung gestattet. Sie sind als Bewerber dazu verpflichtet, Ihren potenziellen neuen Arbeitgeber über eine Behinderung in Kenntnis zu setzen, sofern diese eventuell Auswirkung auf die angestrebten Tätigkeiten hat. Diese Frage ist jedoch in der Rechtssprechung umstritten, jedoch gerechtfertigt, wenn die Schwerbehinderung für den Job relevant ist. 

Nach einem Wettbewerbsverbot

Besonders wenn es sich bei dem ehemaligen Arbeitgeber um die Konkurrenz handelt, darf sich der potenzielle neue Arbeitgeber über ein Wettbewerbsverbot informieren. Streng genommen muss der Bewerber ohne Nachfrage und ohne Aufforderung auf ein bestehendes Wettbewerbsverbot hinweisen. 

Desweiteren ist es gestattet, dass der Arbeitgeber entsprechende Einblicke in Papiere und Bescheinigungen beansprucht. Diese Einsicht liegt im berechtigten Interesse des Arbeitgebers und ist daher zulässig. 

Welche Fragen sind im Personalfragebogen unzulässig?

Unzulässig im Personalfragebogen sind Fragen…

Nach der Gesundheit und nach Krankheiten

Mit einem konkreten Bezug zu der Stelle und den Arbeitsbedingungen kann diese Frage jedoch bereits im Vorstellungsgespräch erlaubt sein. So zum Beispiel, wenn der Arbeitgeber sich über geplante und bevorstehende Operationen oder Kuren erkundigt oder um mögliche ansteckende Krankheiten. 

Nach einer Schwangerschaft

Es ist unzulässig, wenn der Arbeitgeber nach einer Schwangerschaft, auch nach einer geplanten, fragt. Das gilt auch, selbst wenn eine Bewerberin sich auf eine Stelle zur Schwangerschaftsvertretung bewirbt.

Nach Vorstrafen

Mögliche Vorstrafen fallen in den Bereich der Privatsphäre des Bewerbers und sind daher im Vorstellungsgespräch nicht erlaubt. Gibt es allerdings einen klaren Bezug zur ausgeschriebenen Stelle, sieht es wieder anders aus. Hat ein Bewerber etwa wiederholte Verkehrsdelikte auf dem Buckel und möchte als Taxi- oder Kraftfahrzeugfahrer arbeiten.

Nach Partei- oder Religionszugehörigkeit

Ebenfalls darf ein Einstellungsfragebogen nicht nach der Parteizugehörigkeit oder Religionszugehörigkeit des Arbeitnehmers fragen. Natürlich muss aufgrund der Kirchensteuerabzüge die jeweilige Konfessionszugehörigkeit mitgeteilt werden. Als einzige Ausnahme gilt ein Tendenzbereich in Abhängigkeit zur Religionszugehörigkeit oder Parteizugehörigkeit, sprich ein Berufsfeld, was von der Zugehörigkeit abhängt. 

Nach einer Behinderung

Die Frage nach einer Schwerbehinderung ist generell erlaubt, jedoch nicht nach einer Behinderung. Wiederum steht diese Frage in Abhängigkeit zu der ausgeschriebenen Stelle.

Warum stellen Personaler unzulässige Fragen?

Allgemein ist es rechtlich vorgeschrieben, welche Fragen zulässig und welche unzulässig sind. Trotzdem stellen einige Personaler unzulässige Fragen. Obwohl den Personalern die Regelungen und Verbote aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) bekannt sind.

Dabei wissen die Mitarbeiter der Personalabteilung oft ganz genau, was erlaubt ist und wann die eigentliche Grenze überschritten wird. Doch der Wunsch nach möglichst viel Informationen über den potenziellen Mitarbeiter ist bei einigen scheinbar größer, als die vorgeschriebenen Regelungen. Sie möchten, bevor der Mitarbeiter den Arbeitsvertrag unterschreibt, möglichst viel über die Person erfahren, die künftig im Unternehmen tätig ist. 

Das grundlegende Problem ist, dass viele Bewerber gar nicht wissen, welche Fragen als unzulässig gelten. Zusätzlich befinden sich die Kandidaten in einer Stresssituation, durch die zusätzliche Nervosität geben Sie, ohne viel nachzudenken, alles von sich preis. Diese Möglichkeit nutzen Personaler, jedoch bleibt das Risiko, dass sich die Bewerber oder Mitarbeiter im Nachhinein auf das AGG beziehen und ihr Recht einfordern.