© Rawpixel.com / shutterstock.com

Pareto-Prinzip: Effektives Zeitmanagement mit der 80-20-Regel!

Lillia Seifert am 10.02.2020
ca. 1391 Worte
ungefähre Lesezeit 5 Minuten 3 Sekunden
Pareto-Prinzip: Effektives Zeitmanagement mit der 80-20-Regel!
© G-Stock Studio | shutterstock.com
Inhalt:
  1. Was ist effektives Zeitmanagement?
  2. Pareto-Prinzip: Zeitmanagement mit der 80-20-Regel
    1. Beispiele: So funktioniert das Pareto-Prinzip
  3. Vereinfacht besagt das Pareto-Prinzip also:
  4. Die 80-20-Regel: Mehr Erfolg mit geringerem Aufwand
    1. Und so funktioniert‘s:
    2. Tipp1: Eat the Frog first!
    3. Tipp 2: Verlieren Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen!
    4. Tipp 3: Eliminieren Sie jegliche Ablenkung!
  5. Die Gefahr des Pareto-Prinzips

Ein langer und anstrengender Arbeitstag kann nicht nur für Überforderung im Beruf, sondern auch für Stress und Überlastung im privaten Leben sorgen. Daher ist es besonders wichtig, dass Sie eine geeignete Zeitmanagement-Methode finden, mit der Sie die Aufgaben und Pflichten des Alltags gut und stressfrei meistern können. Genau hier setzt das Pareto-Prinzip an, welches verspricht, mit geringerem Aufwand mehr erreichen zu können.

Durch den Einsatz der 80-20-Regel lassen sich Arbeitsaufgaben einfacher einteilen, Pflichten regulieren und sogar Lebensmitteleinkäufe planen und strukturieren. Die vielversprechende Methode lässt sich folglich in allen Lebensbereichen anwenden und sorgt somit gleichzeitig für Entspannung und gesteigerte Produktivität im privaten wie beruflichen Kontext. Wir erklären Ihnen nun, wie das Pareto-Prinzip genau funktioniert und wie Sie die 80-20-Regel richtig einsetzen.

Was ist effektives Zeitmanagement?

Damit ein stressfreier und produktiver Alltag gelingt, sollten Sie verstehen, wie Sie ihre Zeit richtig einteilen. Im Zeitmanagement geht es darum, die richtige Menge an Zeit für die richtigen Aufgaben aufzuwenden. Dies spielt sowohl im beruflichen als auch im privaten Leben eine sehr große Rolle und bedarf zudem eines guten Verständnisses von Prioritäten sowie dem effizienten Einsatz von Zeit als begrenztes Gut. Sie sollten sich zu allererst die Frage stellen, wie wichtig eine bestimmte Aufgabe ist und wie viel Zeit diese einnehmen darf. Im Anschluss sollten Sie überlegen, welche Aufgabe als Erstes und welche zuletzt erledigt werden muss.

Das richtige Zeitmanagement beinhaltet:

  • Effektiv planen
  • Ziele setzen
  • Deadlines einhalten
  • Prioritäten setzen     

Pareto-Prinzip: Zeitmanagement mit der 80-20-Regel

Das Pareto-Prinzip wurde nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto benannt, dem die Idee zu dieser Zeitmanagement-Methode während der Gartenarbeit kam. Er bemerkte, dass 20 % der Erbsenschoten in seinem Garten 80 % der Erbsen in sich trugen. Das Prinzip beruht folglich eher auf einer Beobachtung als auf einem Naturgesetz. Es kann auf viele weitere Bereiche übertragen werden, in denen deutlich wird, dass die meisten Dinge im Leben nicht gleich verteilt sind. Zur Veranschaulichung haben wir einige Beispiele angeführt.

Beispiele: So funktioniert das Pareto-Prinzip

Das Beste am Pareto-Prinzip ist, dass die 80-20-Regel dabei hilft, den Fokus auf die wichtigen Dinge zu legen, ganz gleich ob in Bezug auf Arbeit, Produktivität, Ziele, Lernen oder lediglich Kleinigkeiten im Leben. Wenn Sie einmal das Prinzip verstanden haben, dann können Sie Ihr Leben grundlegend ändern und so bestmögliche Ergebnisse erzielen.

  • 20 % der italienischen Bevölkerung besitzen 80 % von Italiens Wohlstand.
  • 20 % des Aufwands erzeugt 80 % des Erfolgs.
  • 20 % der Arbeiter produzieren 80 % der Produkte/Leistungen.
  • 20 % der Kunden erzeugen 80 % des Umsatzes.
  • 20 % der Programmfehler sind verantwortlich für 80 % der Systemcrashs. (Microsoft)
  • und viele weitere…

Vereinfacht besagt das Pareto-Prinzip also:

„80 % des Outputs oder Ergebnisses werden durch 20 % des Inputs oder Handelns erreicht.“
Aber Vorsicht! Die Annahme, dass die Zahlen 20 und 80 insgesamt 100 ergeben müssen ist falsch. Richtig ist, dass diese 20 % ebenso 5 %, 30 % oder auch 100 % des Ergebnisses bringen könnten. Im Pareto-Prinzip liefern die 20 % des Einsatzes eben 80 % des Erfolgs.

Die 80-20-Regel: Mehr Erfolg mit geringerem Aufwand

Da Sie in Ihrem Privatleben gänzlich selbst entscheiden können, wofür Sie Ihre Zeit aufwenden, lässt sich das Pareto-Prinzip hier besonders einfach anwenden. Mithilfe der Zeitmanagement-Methode können Sie unwichtige Dinge aus Ihrem Leben entfernen und schaffen so Platz für Wichtiges und Produktives.

Und so funktioniert‘s:

  • Da wir alle meist dieselben fünf T-Shirts oder Kleider anziehen, also in 80 % der Zeit nur 20 % unserer Kleidung tragen, ist es absolut sinnvoll, im Kleiderschrank einmal richtig auszusortieren. Spenden Sie die Kleidung, die Sie sowieso nicht tragen – so befreien Sie nicht nur Ihren Schrank, sondern auch Ihren Geist.
  • Wir verbringen viel zu viel Zeit mit unserem Smartphone. Anstatt aus Langeweile eine App nach der Nächsten zu öffnen, sollten Sie herausfinden, welche 3 Apps Sie am meisten nutzen und die anderen löschen. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie tatsächlich sparen.
  • Auf der Arbeit sollten Sie schauen, welche 20 % der Aufgaben wichtig sind und zu 80 % der Ergebnisse bzw. Erfolge führen. Das wird Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben zu priorisieren und somit schneller zu erledigen.
  • Oft geben wir 80 % unseres Geldes für Dinge aus, die wir weder brauchen, noch solche, die erfüllend wirken oder unserer Gesundheit beitragen. Darauf sollten Sie besonderen Fokus legen, wenn Sie ihre Produktivität und Ihren generellen Lebenserfolg maximieren möchten.
  • Diese Punkte sind nur einige der vielen Möglichkeiten, die Ihr Privat- und Berufsleben einfacher und dazu noch deutlich befriedigender machen können. Sie sollten versuchen, sich auf die wirklich wichtigen 20 % in Ihrem Leben zu konzentrieren.
  • So erreichen Sie Ihre Ziele mit der 80-20-Regel: 3 einfache Tipps
  • Sie können das Pareto-Prinzip besonders gut auf Ihre persönlichen und beruflichen Ziele anwenden. Um die 80-20-Regel richtig zu nutzen, bedarf es zunächst keiner großen Schritte, denn bereits kleine Veränderungen in Ihrem Lebensstil und Ihren Gewohnheiten können einen großen Erfolg bringen. Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen können, das Pareto-Prinzip effektiv einzusetzen, um Ihre Ziele zu erreichen!

Tipp1: Eat the Frog first!

Das Prinzip des Eat the Frog geht auf den amerikanischen Coach Brian Tracy zurück, der dies als Sinnbild für unangenehme Aufgaben sieht, die gerne aufgeschoben werden. Häufig hat man das Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt zu sein und am Ende doch nichts wirklich Notwendiges geschafft zu haben. Das passiert, wenn Sie unwichtige Dinge oder solche mit niedriger Priorität den eigentlich wichtigen vorziehen.

Es geht hier also darum, den größten Frosch (die schwierigste Aufgabe) zuerst zu essen, also das zu erledigen, was die höchste Priorität hat, auch wenn dies unangenehm und anstrengend ist. Das kann eine Menge Zeit kosten, bringt allerdings auch den größten Nutzen mit sich. Ganz gleich wie angenehm es ist, die leichten Dinge zuerst zu erledigen, Sie sollten trotzdem mit den schwierigen Aufgaben anfangen!

Tipp 2: Verlieren Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen!

Es gibt eine grundlegende Sache, die erfolgreiche Menschen von anderen unterscheidet: die innere Einstellung. Wenn es darum geht, sich eigene Ziele zu setzen, dann legen erfolgreiche Menschen Ihren Fokus auf das eine große Ziel und arbeiten hart an dessen Umsetzung. Dazu gehören selbstverständlich auch alle kleineren Zwischenschritte auf dem Weg zum eigentlichen Hauptziel.

Erfolgreiche Menschen legen großen Wert auf die richtige Einteilung ihrer Zeit und dessen Nutzung. Anstatt diese mit Small-Talk, Klatsch und Tratsch oder jeglicher Ablenkung zu verschwenden, konzentrieren sie sich stets auf ihren eigenen Prozess und den Weg zum Ziel. Wenn Sie erfolgreich sein möchten, ganz gleich ob privat oder in Bezug auf Ihre Karriere, dann sollten Sie niemals Ihr eigentliches Ziel aus den Augen verlieren.

Tipp 3: Eliminieren Sie jegliche Ablenkung!

Insbesondere in der heutigen Zeit ist es schwer, sich nicht von anderen Dingen ablenken zu lassen. Sie sind nicht allein mit dem Gefühl, der Ablenkung im Alltag hilflos ausgeliefert zu sein. Insbesondere im Arbeitsalltag sehen die meisten Menschen solche Faktoren, wie etwa das Smartphone oder einen zu gesprächigen Kollegen, als größte Hindernisse auf dem Weg zum Ziel.

Die Lösung für dieses Problem ist wieder mal das richtige Zeitmanagement. Wenn es darum geht, Deadlines einzuhalten, dann dürfen Sie sich nicht von Kleinigkeiten ablenken lassen. Schalten Sie Ihr Handy auf lautlos oder in den Modus „Nicht Stören“, den es bereits auf vielen Smartphones gibt. Neben dem Mobiltelefon gibt es einige weitere Dinge oder Geräusche, durch die Sie Ihren Fokus verlieren können. Finden Sie heraus, wo solche Dinge lauern, und versuchen Sie, diese Ablenkungsgefahren zu eliminieren.

Die Gefahr des Pareto-Prinzips

Die Gefahr, das Pareto-Prinzip falsch zu verstehen, liegt in der Bezeichnung als 80-20-Regel, die fälschlicherweise häufig auf eine Gesamtheit von 100 % zurückgeführt wird. Allerdings können neben der Kombination aus 80 % und 20 % ebenso die Kombinationen 90/10, 80/30 oder 70/30 usw. beobachtet werden. Da das Pareto-Prinzip auch als mathematische Kurve gezeichnet werden kann, wäre die Kombination 20/80 ein negatives Pareto-Prinzip, welches beispielsweise im Kraftsport vorkommt, wo durch 80 % sportlichen Aufwand lediglich 20 % des sportlichen Erfolgs erzielt werden. Wichtig ist, dass die 80-20-Regel kein Gesetz der Natur ist!

Wenn Sie stets das Optimum sowie Ihre persönlichen wie beruflichen Ziele erreichen möchten, dann brauchen Sie die 100 %. Mit dem Pareto-Prinzip gelingt es Ihnen, die kritischen 20 % herauszufinden, die Ihrer Effektivität und Produktivität im Weg stehen und Ihnen unnötig Zeit rauben. Es gibt selbstverständlich viele Zeitmanagement-Methoden, jedoch hilft Ihnen die 80-20-Regel so gut wie keine andere dabei, persönliche und berufliche Probleme zu lösen, sodass Sie Ihre Ziele schneller und stressfreier erreichen können.