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E-Mail Kommunikation verbessern: So klappt es!

Lillia Seifert am 19.12.2019
ca. 1564 Worte
ungefähre Lesezeit 5 Minuten 41 Sekunden
E-Mail Kommunikation verbessern: So klappt es!
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Inhalt:
  1. E-Mail als geschäftliches Kommunikationsmedium
  2. Vorteile von E-Mails
  3. Wann sollten Sie die Kommunikation per E-Mail nutzen?
  4. 10 Tipps zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Korrespondenz
    1. Tipp 1: Nutzen Sie das Empfänger-Feld sparsam
    2. Tipp 2: Reduzieren Sie die Verwendung des CC-Reiters
    3. Tipp 3: Erst schreiben, dann korrigieren
    4. Tipp 4: Vermeiden Sie unnötige Fragen
    5. Tipp 5: Nutzen Sie Markup-Effekte nur wenn nötig
    6. Tipp 6: Formulieren Sie eine klare Betreffzeile
    7. Tipp 7: Zögern Sie nicht, zum Telefon zu greifen
    8. Tipp 8: Nutzen Sie Anhänge ökonomisch
    9. Tipp 9: Setzen Sie Prioritäten 
    10. Tipp 10: Effizienter Umgang mit E-Mails
  5. Größten Fehler in der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation

Die E-Mail ist heute das wichtigste, einfachste und weitverbreitetste Mittel der Kommunikation. Ganz gleich ob im privaten Sektor oder geschäftlich mit Kunden oder Kollegen, der Schriftverkehr über das Internet beläuft sich weltweit auf über 280 Milliarden Mails pro Tag – Tendenz steigend! Daher ist es im beruflichen Alltag besonders wichtig, dass Sie die Möglichkeiten effektiver E-Mail-Kommunikation ganz ausschöpfen. Wir erklären im Folgenden genau, worauf es im professionellen Kontakt ankommt und welche Tipps Sie beherzigen sollten, um die Effizienz und Effektivität Ihrer E-Mail-Korrespondenz zu steigern.

E-Mail als geschäftliches Kommunikationsmedium

Obwohl die E-Mail als wertvollstes Mittel geschäftlicher Kommunikation gilt, birgt sie immer wieder Herausforderungen. Häufig entstehen bei unterschiedlichen Erwartungen der Kommunikationspartner Missverständnisse. Trotz alledem werden gerade im Job täglich Millionen Mails zwischen Firmen und Kunden, Angestellten und Vorgesetzten oder zwischen Kollegen versendet. Es gibt einige offensichtliche Vorzüge, welche die Electronic Mail zum weltweit erfolgreichsten Kommunikationsmittel machen.

Vorteile von E-Mails

Unmittelbarkeit: E-Mails können sekundenschnell versendet und empfangen werden – ganz gleich ob nur in das Büro nebenan oder ans andere Ende der Welt. Das ist der Grund dafür, wieso geschäftlicher Austausch mit E-Mails – extern und intern – so einfach wie noch nie geworden ist. Der kontinuierliche Kommunikationsfluss führt außerdem dazu, dass sowohl Angestellte als auch Führungskräfte motivierter sind und folglich effizienter und produktiver arbeiten.

Schriftliche Kommunikation als Nachweis

Die Kommunikation wird automatisch digital festgehalten und kann zu jedem späteren Zeitpunkt nachverfolgt werden. Gelesene E-Mails bleiben selbstverständlich erst mal im Postfach des Empfängers, solange sie nicht gelöscht werden. Die Such- und Filterfunktionen von E-Mail-Programmen ermöglicht darüber hinaus das gezielte Suchen nach älteren Mails. Außerdem können bestimmte Inhalte so einfach kopiert und anderen Dokumenten zugeführt werden.  

Geringe Kosten für E-Mail-Versand

Die E-Mail ist eines der günstigsten Mittel der Kommunikation im Job, sowohl unter Kollegen als mit Geschäftspartnern. Junge Unternehmen können sogar kostenlose E-Mail-Dienste nutzen, wie etwa Yahoo oder Hotmail. Aber auch für große Firmen beschränken sich die Kosten zur Nutzung von eigenen Servern auf ein Minimum. Vergleicht man den finanziellen Aufwand mit der herkömmlichen Übermittlung von Informationen, wie etwa in Form von Briefen, wird schnell klar, dass die E-Mail ein innovatives Kommunikationsmittel für Unternehmen darstellt.  

Marketing mit E-Mails

E-Mails ermöglichen Unternehmen wirtschaftlich und zweckmäßig Informationen über ihre Leistungen und Produkte an potenzielle und bestehende Kunden zu vermitteln. So kann eine Bekleidungsfirma beispielsweise einen Katalog erstellen, dem wöchentlich neue Artikel hinzugefügt werden. Dieser Katalog wird dann automatisch an alle Kunden verschickt und die Empfänger haben die Möglichkeit sich für die entsprechenden Produkte einzutragen. Auch die Akquise neuer Geschäftskunden wird durch E-Mails deutlich erleichtert.

Wann sollten Sie die Kommunikation per E-Mail nutzen?

Sie greifen häufig direkt zum Computer oder Laptop und schreiben eine Mail an Kollegen oder Kunden, ohne darüber nachzudenken, ob sie das geeignetste Medium der Vermittlung von Informationen ist? Es gibt einige hilfreiche Anhaltspunkte, die Sie nutzen können, um sicherzustellen, dass die E-Mail die beste Variante für Ihr Anliegen ist.

In diesen Fällen sollten Sie E-Mails nutzen:

•    Bidirektionale Kommunikation wichtiger und dringlicher Informationen
•    Teilen von umfangreichen Informationen und Daten
•    Die Aufzeichnung der Kommunikation stellt eine Notwendigkeit dar
•    Verweisen auf Links und Online-Dokumente
•    Kurze Statusaktualisierungen

10 Tipps zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Korrespondenz

Die Vorteile der E-Mail als geschäftliches Kommunikationsmedium richtig zu nutzen ist der allererste Schritt zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Korrespondenz. Es gibt jedoch einige Regeln, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, falls sie die Effektivität Ihrer Kommunikation maximieren möchten. Wenn Sie die folgenden Tipps beherzigen, dann steht einem effizienten Kontakt mit Kunden und/ oder Kollegen nichts mehr im Weg.

Tipp 1: Nutzen Sie das Empfänger-Feld sparsam

Falls der E-Mail Kontakt zwischen mehreren Personen besteht, versuchen Sie den Gebrauch des Empfänger-Feldes auf ein notwendiges Minimum zu beschränken. Adressieren Sie die E-Mail nur an die Personen (oder Person), die das Thema wirklich betrifft. Weitere Personen sollten sie nach Möglichkeit in den CC-Reiter setzen. Das heißt, die Mail ist nicht direkt an diese Personen gerichtet und dient lediglich der Information.

Wenn zu viele Empfänger angegeben sind, dann wirkt das verwirrend und gegebenenfalls undurchsichtig. Es ist nicht klar, für wen die E-Mail überhaupt bestimmt ist und ob sie einer Antwort bedarf. Das raubt Zeit und wirkt demotivierend!

Tipp 2: Reduzieren Sie die Verwendung des CC-Reiters

Ähnlich wir beim Empfänger-Feld sollten Sie allerdings auch den Gebrauch des CC-Feldes auf ein Minimum beschränken. Die E-Mail wird ohnehin nur als eine Art Kopie an die ausgewählten Personen verschickt. Überlegen Sie genau, wer in die Konversation eingebunden werden sollte und für wen die genannten Informationen wirklich notwendig sind.

Tipp 3: Erst schreiben, dann korrigieren

Das Schreiben von E-Mails sollte in gleicher Weise erfolgen, wie das Verfassen aller anderen Texte. Konzentrieren Sie sich erst mal darauf, alle wichtigen Inhalte niederzuschreiben. Im Anschluss können Sie sich in aller Ruhe der Korrektur ihres Textes widmen. Versuchen Sie, überflüssige Wörter oder Sätze zu entfernen, sodass die E-Mail am Ende kurz und prägnant ist.

Tipp 4: Vermeiden Sie unnötige Fragen

Achten Sie darauf, keine Fragen zu stellen, die bereits in früheren E-Mails beantwortet wurden. Überprüfen Sie, bevor Sie eine Frage formulieren, ob in einer der E-Mails des Geschäftspartners oder Kollegen diese Frage bereits direkt oder indirekt beantwortet wurde. Das verhindert für beide Parteien unnötiges Aufwenden von Arbeitszeit.

Tipp 5: Nutzen Sie Markup-Effekte nur wenn nötig

Einigen Menschen fällt es schwer, den E-Mail-Text nicht durch Auszeichnung bzw. HTML-Effekte zu verschönern. Allerdings sollten Sie diese Funktionen äußerst sparsam verwenden. Nur in Ausnahmefällen macht es Sinn, einfache Effekte, wie Fettdruck, Stichpunkte oder farbliche Markierungen, zu nutzen, um den Text der Mail lesbarer, strukturierter und damit verständlicher zu machen.

Tipp 6: Formulieren Sie eine klare Betreffzeile

Der mitunter wichtigste Bestandteil Ihrer E-Mail ist die Betreffzeile. Diese gibt dem Empfänger einen präzisen Vorgeschmack auf die Inhalte Ihrer Mail. Daher sollten Sie diese genau genug formulieren, sodass im Vorhinein klar ist, worum es geht. Insbesondere in der geschäftlichen Kommunikation sollte die Betreffzeile formal gehalten werden.

Tipp 7: Zögern Sie nicht, zum Telefon zu greifen

Falls Sie den Eindruck haben, dass die Kommunikation per E-Mail ins Leere läuft oder missverständlich ist, dann zögern Sie nicht den Geschäftspartner oder Kollegen anzurufen. Ewiges Hin und Her Schreiben von Mails kostet nur Zeit und Kraft. Da ist es deutlich einfacher zum Telefon zu greifen und persönlich über das Anliegen zu sprechen. Auch etwas komplexere Sachverhalten können einfacher und schneller am Telefon oder sogar in einem kurzen Meeting besprochen werden.

Tipp 8: Nutzen Sie Anhänge ökonomisch

Sie sollten darauf achten, ausschließlich kleine Dokumente als Anhang in einer E-Mail zu versenden. Größere Dokumente können mit hilfreichen Tools zur Online-Speicherung mit entsprechendem Link ganz einfach geteilt werden. Die meisten E-Mail Server haben sogar eine Begrenzung für die Größe von Anhängen, die lediglich das Versenden kleinerer Dokumente ermöglicht.
Weitere Vorteile der Nutzung von Online-Speichern: Das Postfach Ihres Kollegen oder Geschäftspartners wird nicht mit großen Dokumenten überlastet und das Senden und Empfangen von Mails ohne Anhang ist deutlich schneller.

Tipp 9: Setzen Sie Prioritäten 

Bestimmte E-Mail-Programme ermöglichen es ihren Nutzern, den verschiedenen Mails Prioritäten zu geben. Dies geschieht zum Beispiel in Form von roten Fähnchen. Obwohl dies eine gute Möglichkeit ist, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erhöhen, sollten Sie vergleichbare Effekte nur sparsam verwenden.
Im besten Fall markieren Sie nur solche E-Mails mit einer roten Fahne, die tatsächlich höchste Dringlichkeit haben und schnellstmöglich einer Antwort bedürfen. Ein übermäßiger Gebrauch dieser Marker führt nur dazu, dass Ihre Geschäftspartner oder Kollegen anfangen, Ihre Prioritätssetzung zu ignorieren – die Funktion der Marker wird hier durch übermäßigen Einsatz außer Kraft gesetzt.

Tipp 10: Effizienter Umgang mit E-Mails

Nun sind Sie selbst gefragt! Versuchen Sie Ihre E-Mails schnell und präzise sowie in chronologischer Reihenfolge zu beantworten. Es macht Sinn, verschiedene Ordner anzulegen, die die Kategorisierung und Priorisierung Ihrer Mails ermöglichen. Außerdem sollten Sie am Ende jeden Arbeitstages alle E-Mails beantwortet haben und für den nächsten Tag ein leeres Postfach hinterlassen.  

Größten Fehler in der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation

Abgesehen von den genannten Tipps gibt es selbstverständlich auch eine Menge No-Go‘s, die Sie in der geschäftlichen Kommunikation unbedingt vermeiden sollten. Um Ihre E-Mail-Korrespondenz zu verbessern, haben wir hier einige wichtige Fauxpas aufgelistet, die in einer E-Mail an den Kunden oder Kollegen nichts zu suchen haben:

  • Humor oder Sarkasmus sorgen nur für Missverständnisse und sind je nach Kultur unterschiedlich. Der Empfänger könnte verwirrt sein oder sich im schlimmsten Fall persönlich angegriffen fühlen.
  • „Allen antworten“ ist die Taste, die Sie niemals verwenden sollten. Nur in seltenen Fällen, wie etwa in andauernden Diskussionen mehrerer Personen zu einem bestimmten Thema, ist es sinnvoll, diese Funktion zu nutzen.
  • Emojis haben in geschäftlichen E-Mails nichts zu suchen. Sie vermitteln einen zu persönlichen Eindruck und ihr Gebrauch wirkt unangebracht und unprofessionell. Darüber hinaus erhöhen die kleinen Icons die Gefahr, dass eine E-Mail im Spam-Ordner landet.
  • Negativität hat auch in E-Mails nichts verloren. Falls Sie unbedingt eine schlechte Nachricht per Mail überbringen müssen, dann versuchen Sie, diese objektiv und sachlich zu formulieren. Hier bietet sich alternativ das persönliche Gespräch an.
  • E-Mail-Grußformeln nicht vergessen! Mit abschließenden Formulierungen wie „keine Antwort nötig“ weiß Ihr Kontakt, dass hier keine Rückmeldung erforderlich ist. Signalisieren Sie durch Grußformeln wie „mit dankenden Grüßen“, dass die Konversation beendet ist.

Wenn Sie diese einfachen Tipps beherzigen, verbessern Sie die Effektivität Ihrer E-Mail-Korrespondenz im Handumdrehen. Darüber hinaus steigern Sie die Produktivität und Motivation Ihrer Mitarbeiter oder Kollegen und ersparen den beteiligten Kommunikationspartnern mitunter eine Menge Zeit. Da die Menge an versendeten E-Mails stetig steigt, ist es besonders wichtig, dass Sie Ihre vermittelten Informationen präzise und strukturiert formulieren und sich so aus der Masse der täglichen E-Mail-Flut abheben.