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Dynamic Facilitation Methode: Besprechungen erfolgreich führen!

Lillia Seifert am 29.04.2020
ca. 1189 Worte
ungefähre Lesezeit 4 Minuten 19 Sekunden
Dynamic Facilitation Methode: Besprechungen erfolgreich führen!
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Inhalt:
  1. Was ist die Dynamic Facilitation Methode?
  2. Für welche Situationen ist Dynamic Facilitation geeignet?
  3. Dynamic Facilitation Methode: Die Vorgehensweise
    1. Kategorie 1: Probleme und Fragen
    2. Kategorie 2: Lösungen und Ideen
    3. Kategorie 3: Bedenken und Einwände
    4. Kategorie 4: Sichtweisen und Informationen
  4. Dynamic Facilitation Methode: Die 4 Phasen des Prozesses
  5. Dynamic Facilitation: Der Moderator
  6. Dynamic Facilitation: Die Führungskraft

In jedem Unternehmen gehören Besprechungen und Meetings unter Vorgesetzten und Mitarbeitern über Arbeitsabläufe, Aufträge und Unternehmensmaßnahmen zum Arbeitsalltag. Insbesondere bei heiklen oder emotionalen Themen sowie bei komplexen Problemen, braucht es eine geeignete Methode, damit die Diskussion der Gruppe lösungsorientiert ablaufen kann. Die Dynamic Facilitation Methode ist hier das beste Mittel für einen effektiven und effizienten Gesprächsverlauf, indem wirklich jeder zu Wort kommt. Wir erklären Ihnen im Folgenden, wie die Moderationsmethode genau funktioniert und wie Sie diese in Mitarbeiterbesprechungen erfolgreich anwenden können.

Was ist die Dynamic Facilitation Methode?

Dynamic Facilitation ist eine Moderationsmethode, die in Gruppendiskussionen Anwendung findet und nicht in einem üblichen linearen Prozess erfolgt. Konkret werden 8 bis 20 Teilnehmer als optimal angesetzt, damit jeder zu Wort kommen und seine Lösungsvorschläge, Probleme und Anliegen thematisieren kann. Die Methode wird insbesondere in der Unternehmensberatung und in der Organisationskommunikation eingesetzt, kann jedoch grundsätzlich in alle Bereiche übertragen werden.
Herkunft und Entstehung der Moderationsmethode

Der US-Amerikaner Jim Rough hat die Dynamic Facilitation Methode ursprünglich entwickelt, um herausfordernde Unternehmenssituationen und Probleme in einer Produktionsstätte zu bewältigen. Daraufhin gründete er eine Gruppe, die in mehreren großen Organisationen unter Anwendung der Methode interne Konflikte und Anliegen moderierte.

Die prozessorientierte Arbeitsweise des Modells stieß unter den Teilnehmern auf große Begeisterung. Das hat zur Folge, dass Dynamic Facilitation inzwischen auch in Organisationen in der Schweiz, Österreich und in Deutschland genutzt wird.

Für welche Situationen ist Dynamic Facilitation geeignet?

  • kreative Suche nach Lösungen und neuen Ideen
  • Vertrauen innerhalb einer Gruppe stärken
  • Bedenken und Ängste der Teilnehmer
  • heikle und emotional aufgeladene Themen
  • langfristiges Arbeiten an mehreren Problemen

Dynamic Facilitation Methode: Die Vorgehensweise

In Dynamic Facilitation Meetings liegt der Fokus auf der Vertrauensbildung innerhalb der Gruppe sowie der Förderung offener Kommunikation und kreativer Denkprozesse, ohne dabei einem festen Zeitplan bzw. einer vorgegebenen Struktur zu folgen.
Konkret werden die folgenden vier Kategorien für alle sichtbar an einer Tafel, einem Whiteboard oder auf Flipcharts aufgehängt

  • Probleme / Fragen
  • Lösungen / Ideen
  • Bedenken / Einwände
  • Sichtweisen / Informationen

Kategorie 1: Probleme und Fragen

Unter der Überschrift „Probleme und Fragen“ werden alle Probleme, die sich innerhalb der Gruppe und in Bezug auf das Unternehmen ergeben, aufgelistet und konkretisiert, indem Fragen formuliert werden wie etwa: „Wie können wir XY erreichen?“.

Kategorie 2: Lösungen und Ideen

In der Kategorie „Lösungen und Ideen“ werden alle Lösungsvorschläge genannt, ganz gleich auf welches akute Problem sie sich beziehen. Dieses Poster dient damit auch der allgemeinen Ideenfindung.

Kategorie 3: Bedenken und Einwände

Der Bereich „Bedenken und Einwände“ fasst die Sorgen und Zweifel aller Gruppenteilnehmer über die bereits genannten Lösungsvorschläge zusammen. Hier ist die Trennung der vier Bereiche besonders wirksam, denn die Ideen werden nicht entwertet, sondern lediglich auf einer emotionalen Ebene kritisch betrachtet.

Kategorie 4: Sichtweisen und Informationen

Die letzte Kategorie der „Sichtweisen und Informationen“ dient der Auflistung zusätzlicher Informationen, die während des Prozesses bedacht werden sollten. Daneben hält das Poster die individuellen Sichtweisen aller Teilnehmer fest, ohne diese zu bewerten.  

Dynamic Facilitation Methode: Die 4 Phasen des Prozesses

Während des gesamten Prozesses der Dynamic Facilitation schreibt der Moderator die genannten Anliegen auf das jeweilige Poster. Die Auflistung aller relevanten Aspekte eröffnet die Möglichkeit, das kreative Potenzial der Gruppe zu nutzen. Selbstverständlich ist es die Aufgabe des Moderators alle neu aufkommenden Punkte den bereits aufgelisteten hinzuzufügen.

Die vier Phasen des DF-Prozesses gliedern sich wie folgt auf:

1. Phase: Co-Initiating

Zu Beginn sollte jeder Gruppenteilnehmer seine persönlichen Erwartungen nennen und alle Fragen, die ihn beschäftigen, äußern. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten sich mitteilen, damit individuelle Anliegen sichtbar werden.

2. Phase: Co-Seeing

In der Regel äußert sich die Führungskraft, welche als normales Mitglied er Gruppe gesehen wird, zuerst und der Moderator weist seine genannten, Probleme, Lösungen, Bedenken und Sichtweisen den vier Kategorien zu.

3. Phase: Co-Sensing

Wenn jedes Gruppenmitglied seine Anliegen geäußert hat, entsteht häufig ein Moment der Stille. Genau hier können dann, unter Berücksichtigung aller Aussagen, neue Lösungsansätze gefunden und ein gemeinsamer Weg ergründet werden.

4. Phase: Co-Acting

Nachdem der kreative Durchbruch für alle Beteiligten sichtbar geworden ist, kann an der Umsetzung der neuen Ideen und Lösungen gearbeitet werden. Hier können weitere Methoden zum Einsatz kommen, wie etwa das in Unternehmen gebräuchliche Brainstorming.

Probleme, Lösungsvorschläge, Bedenken und Sichtweisen aller Teilnehmer wurden notiert, daraufhin entsteht eine ruhige Gruppendynamik, die sich auch in der Diskussion bemerkbar macht: Alle Mitglieder fühlen sich befreit und haben das Gefühl mit ihrer Meinung sichtbar geworden zu sein. Dadurch entsteht Raum für Perspektiven und die gemeinsame Lösungsfindung.

HINWEIS: Das Ziel der Dynamic Facilitation Methode ist es nicht, eine der Alternativen A, B oder C auszuwählen, sondern einen gemeinsamen, kreativen Durchbruch zu erreichen, der die Spannung zwischen den Teilnehmern löst und sich für alle als der richtige Weg anfühlt.

Dynamic Facilitation: Der Moderator

Das die Dynamic Facilitation eine Moderationsmethode ist, spielt der Moderator eine sehr wichtige Rolle im Gruppenprozess. Er führt die Gruppe als neutraler Beobachter durch die Diskussion und ermöglicht so, komplexe und emotionale Themen zu behandeln und gemeinsame Lösungen zu finden.

Im Detail hat der Moderator die folgenden Aufgaben:

  • Konventionelle Moderationen werden von einem Moderator strukturiert und geführt. Bei der Dynamic Facilitation Methode gibt der Moderator jedoch keine Struktur vor und verhält sich auch inhaltlich gegenüber allen genannten Aspekten neutral.
  • Der Moderator befolgt keinen bestimmten Plan und initiiert keine Themen innerhalb der Gruppe. Daneben greift er nicht ein, wenn bestimmte Punkte verworfen werden oder spontan ein Wechsel des Themas vorgenommen wird.
  • Der Dynamic Facilitation Moderator hat innerhalb der Gruppe eine Vorbildfunktion zu erfüllen, was in erster Linie die ungeteilte Aufmerksamkeit gegenüber allen Teilnehmer und ihren Aussagen beinhaltet.
  • Die Schwierigkeit der Moderationsrolle liegt darin, sämtliche Parteien und Ansichten zu schätzen und unterstützen, indem er alle als gleichwertig betrachtet.
  • Der Moderator unterstützt den dynamischen Prozess durch ein sicheres und ruhiges Auftreten und aufgrund der Überzeugung, dass sich aus den teilweise unübersichtlichen und chaotischen Zuständen eine geeignete und zufriedenstellende Lösung findet.

Dynamic Facilitation: Die Führungskraft

Die Führungskraft eines Unternehmens übernimmt die größte Verantwortung für alle Mitarbeiter, Unternehmensprozesse und Entscheidungen. Aus diesem Grund ist die Teilnahme des Managers während einer Diskussion mithilfe der Dynamic Facilitation Methode unerlässlich.
Die Rolle des Vorgesetzten besteht konkret aus den folgenden Aspekten:

  • Der Moderator hat eine wichtige Rolle in der Gruppendiskussion, jedoch ist auch die Führungskraft ein wichtiger Bestandteil des dynamischen Prozesses. Nur mit dessen Hilfe kann Dynamic Facilitation erfolgreich eingesetzt werden.
  • Die Führungskraft muss sich als ein Gruppenmitglied in die Diskussion einbringen und steht somit mit seinen Mitarbeitern auf einer Ebene.
  • Aus diesem Grund sollte vorab geklärt werden, ob sich die Führungskraft dazu in der Lage fühlt, seine eigentliche Führungsrolle abzulegen und sich in die Gruppe aus Angestellten einzufügen.
  • Häufig ist eine einleitende Äußerung der Führungskraft nützlich. Im weiteren Verlauf der Diskussion sollte sie sich jedoch wie alle anderen Teilnehmer in das Gespräch einbringen.

Die Dynamic Facilitation Methode ist eine angesehene Technik zur Lösung von Problemen in Unternehmen und Organisationen. Innerhalb von 4 Phasen werden alle Aussagen der Gruppenmitglieder in die Kategorien Probleme, Lösungen, Bedenken und Sichtweisen aufgeteilt. In der dynamischen Diskussion bringen sich alle Angestellten und die Führungskräfte gleichermaßen mit ein und werden dabei von einem Moderator im kreativen Prozess unterstützt. Neben der Behandlung einer Problemstellung bzw. Ausgangsfrage wird die Gruppendynamik der Mitarbeiter gestärkt und es entstehen neue Ideen für das Unternehmen.