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Dienstfahrrad statt Dienstwagen: Das sollten Sie über den Trend wissen!

Theresa Müller am 16.12.2019
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Dienstfahrrad statt Dienstwagen: Das sollten Sie über den Trend wissen!
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Inhalt:
  1. Mit dem Fahrrad zur Arbeit: Welche Vorteile hat es?    
  2. Wie profitiert der Arbeitgeber vom Dienstfahrrad?  
  3. Dienstfahrrad: Kaufen oder Leasen?  
    1. Leasing vom Dienstfahrrad: Wie funktioniert es?
  4. Gehaltsumwandlung beim Fahrrad-Leasing: Was ist das?
    1. Fahrrad-Leasing ohne Gehaltsumwandlung
  5. Der geldwerte Vorteil beim Dienstwagen: Was ist damit gemeint?  
    1. Muss der geldwerte Vorteil auch beim Dienstfahrrad versteuert werden?
    2. Steuer-Variante 1 bei einem Dienstfahrrad:
    3. Steuer-Variante 2 bei einem Dienstfahrrad:
  6. Dienstfahrräder: Worauf muss man achten?
  7. Ist ein Dienstfahrrad besser als ein Dienstwagen?

Lange galt der Dienstwagen als das Statussymbol schlechthin: Wer einen Firmenwagen fährt, der hat einen guten Job. Doch so langsam kommt es zu einer Trendwende. Immer mehr Unternehmen setzen auf einmal nicht mehr auf vier, sondern auf zwei Räder. Sie stellen ihren Mitarbeitern Dienstfahrräder statt Dienstwagen zur Verfügung. Welche Vorteile bringt ein Dienstfahrrad mit sich? Wie funktioniert das Leasing? Auf was müssen Arbeitgeber achten?       

Mit dem Fahrrad zur Arbeit: Welche Vorteile hat es?    

Verstopfte Straßen, eine nervenaufreibende Parkplatzsuche, hohe Kosten – Autofahrer nehmen einiges auf sich. Auch die Alternativen wie U-Bahn oder Bus sind oft überfüllt und unpünktlich. Gerade in verkehrsreichen Großstädten schwingen sich deswegen immer mehr Arbeitnehmer auf das Fahrrad, um zur Arbeit zu kommen. Denn das bringt einige Vorteile mit sich:   

  • Zeitliche Flexibilität 
  • Kein Stau
  • Schonung der Umwelt
  • Geringe Kosten
  • Körperliche Betätigung  

Wie profitiert der Arbeitgeber vom Dienstfahrrad?  

Unternehmen können ihren Mitarbeitern Dienstfahrräder zur Verfügung stellen. Das lohnt sich auch für den Arbeitgeber, wie folgende Gründe zeigen: 

  • Stärkung der Gesundheit: Eine Studie über Mobilität und Gesundheit aus dem Jahr 2015 hat ergeben, dass Mitarbeiter, die ihren Arbeitsweg immer mit dem Rad bewältigen, pro Jahr 1,4 Tage weniger krank sind.
  • Aktiver Beitrag zum Klimaschutz und dadurch Stärkung des Images  
  • Stärkung der Arbeitgebermarke: Ein Dienstrad ist ein zusätzlicher Benefit und trägt zur Mitarbeiterbindung und -gewinnung bei. 
  • Nutzung als Werbefläche: Das Logo des Unternehmens kann beispielsweise auf dem Fahrrad abgedruckt werden. Diese Werbemaßnahme ist günstiger als ein Bedrucken des Dienstwagens.
  • Günstigere Anschaffungskosten als beim Dienstwagen

Dienstfahrrad: Kaufen oder Leasen?  

Unternehmen können den klassischen Weg gehen und Dienstfahrräder für ihre Mitarbeiter kaufen. Die Anschaffungs- und Instandhaltungskosten lassen sich als Betriebskosten bei der Steuer angeben. Der Gewinn verringert sich, ebenso die Steuerbelastung. Dies macht sich vor allem bemerkbar, wenn eine ganze Flotte an Fahrrädern gekauft wird.

Seit 2012 gibt es außerdem aus steuerlicher Sicht keinen Unterschied mehr zwischen dem Dienstfahrrad und dem Dienstwagen. Seitdem erlebt das Fahrrad-Leasing einen enormen Aufschwung, denn bekanntlich bietet ein Firmenwagen einen steuerlichen Vorteil gegenüber einer reinen Gehaltserhöhung.    

Leasing vom Dienstfahrrad: Wie funktioniert es?

Das Unternehmen wird zum Leasingnehmer. Es schließt den Vertrag mit dem Leasinggeber ab, vereinbar Konditionen und auch die Vertragslaufzeit. Meist läuft ein Vertrag über 36 Monate. Nach Ablauf dieser Zeit wird der Vertrag wieder verlängert. Der Arbeitnehmer gibt sein altes Fahrrad zurück und erhält ein neues.  

Der Arbeitgeber vereinbart nun mit dem Arbeitnehmer und zukünftigen Fahrradbesitzer einen Überlassungsvertrag. Das Fahrrad wird dem Arbeitnehmer also zur Nutzung zur Verfügung gestellt.  Er darf es für den Weg zur Arbeit und auch für private Zwecke nutzen. In den meisten Fällen sucht er sich das Fahrradmodell auch selber aus.    

Gehaltsumwandlung beim Fahrrad-Leasing: Was ist das?

Oft finanziert der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter das neue Fahrrad nicht zu 100 Prozent, auch der Arbeitnehmer muss gewisse Kosten tragen. Damit aber beide profitieren, wird oft die Gehaltsumwandlung angewendet.  

Der Arbeitgeber zieht dabei dem Arbeitnehmer die Leasingrate von seinem Bruttogehalt ab. Das Bruttogehalt wird dann zwar für den Mitarbeiter geringer, aber gleichzeitig schrumpfen auch die Abgaben für Lohnsteuer und Sozialversicherung.  

Die Fahrrad-Leasing-Gehaltsumwandlung ist genauso bei Barlohn möglich. Der Arbeitnehmer erhält dann einfach einen Teil seines Barlohns als Sachlohn – und zwar in Form eines Fahrrads.

Fahrrad-Leasing ohne Gehaltsumwandlung

Eine Gehaltsumwandlung ist natürlich nicht die einzige Methode. Es gibt weitere Möglichkeiten, wie eine Finanzierung ablaufen kann.

  • Der Arbeitnehmer erhält das Fahrrad anstelle einer eigentlich fälligen Gehaltserhöhung.
  • Der Arbeitnehmer zahlt einen monatlichen Betrag für das Fahrrad. Den restlichen Betrag übernimmt der Arbeitgeber.
  • Das Fahrrad trägt Logo und Farben des Unternehmens und wird als Werbemittel eingesetzt. Der Chef überlässt dem Arbeitnehmer das Rad ohne Zuzahlung.    

Der geldwerte Vorteil beim Dienstwagen: Was ist damit gemeint?  

Der geldwerte Vorteil ist vielen vom Dienstwagens schon bekannt. Damit gemeint ist eine Sachleistung, die über den Lohn hinausgeht und nicht in Geld ausgezahlt wird – wie ein Firmenhandy oder eben der Dienstwagen.

Viele dieser Sachleistungen müssen versteuert werden. Beim Firmenwagen hängt es davon ab, ob er privat genutzt wird oder nicht. Die private Nutzung muss nämlich versteuert werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch.  

Bei der Ein-Prozent-Regelung werden private Fahrten im Monat pauschal mit einem Prozent des Brutto-Listenpreises des Autos besteuert. Hinzu kommen 0,03 Prozent dieses Listenpreises je Kilometer des Arbeitsweges.  

Bei der zweiten Möglichkeit, dem Fahrtenbuch, müssen alle Fahrten schriftlich dokumentiert werden, damit jede private Fahrt genau protokolliert ist. Es wird nicht von pauschal einem Prozent, sondern von den tatsächlich gefahrenen Kilometern ausgegangen.  

Muss der geldwerte Vorteil auch beim Dienstfahrrad versteuert werden?

Wie bereits erwähnt: Seit 2012 gelten für das Dienstfahrrad die gleichen Konditionen wie für den Dienstwagen. Also musste bisher die private Nutzung des Dienstfahrrads ebenfalls und in gleicher Höhe wie beim Dienstwagen versteuert werden.

So war es bis Anfang 2019. Denn da wurde das Einkommenssteuergesetz geändert. Darüber dürfen sich Dienstrad-Besitzer freuen, denn sie müssen weniger Steuern zahlen.

Steuer-Variante 1 bei einem Dienstfahrrad:

Wenn der Chef die Kosten für das Firmenfahrrad alleine trägt, dann muss der geldwerte Vorteil, den der Mitarbeiter durch die Privatnutzung erhält, nicht mehr versteuert werden.

Steuer-Variante 2 bei einem Dienstfahrrad:

Trägt der Arbeitnehmer einen Teil der Kosten, zum Beispiel weil die Gehaltsumwandlung angewendet wird, muss weiterhin der geldwerte Vorteil versteuert werden. Allerdings ist der Prozentsatz niedriger: Nicht mehr ein Prozent, sondern nur noch 0,5 Prozent des Listenpreises des Fahrrads im Monat, wenn sie kein Fahrtenbuch führen wollen.  

Dienstfahrräder: Worauf muss man achten?

Es gibt einige Stolperfallen, auf die Arbeitgeber achten müssen, wenn sie ihren Mitarbeitern Diensträder zur Verfügung stellen:

  • Die neuen Regelungen für Dienstfahrräder ab Anfang 2019 gelten nur für Fahrräder ohne Elektroantrieb oder für E-Bikes, die kein Kennzeichen haben müssen. Ansonsten werden sie als Kraftfahrzeug eingeordnet und es gelten die Konditionen des Dienstwagens.
  • Das Dienstfahrradmodell funktioniert nur, wenn der Chef der Leasingnehmer ist. Es reicht nicht, wenn er nur den Vertrag abschließt, der Mitarbeiter aber alle Kosten und Pflichten trägt. Dann wird das Fahrrad nicht als Dienstrad angesehen.  
  • Dienstfahrrad-Regelungen sollten immer mithilfe eines Überlassungsvertrags dokumentiert werden. Das Thema per Handschlag abzusegnen, ist keine gute Idee. Beispielsweise muss festgehalten werden, dass der Arbeitnehmer das Fahrrad wieder zurückgibt, wenn er kündigen sollte.   

Ist ein Dienstfahrrad besser als ein Dienstwagen?

Das Dienstfahrrad bringt insgesamt eine Menge Vorteile mit sich. Es leistet einen Beitrag für den Klimaschutz, stärkt die Gesundheit und lohnt sich auch noch finanziell.  

Aber trotzdem lässt sich der Dienstwagen nicht komplett abschreiben. Sie müssen regelmäßig weite Strecken zurücklegen? Beispielsweise weil Sie im Außendienst arbeiten? Dann würden Sie mit dem Dienstfahrrad wahrscheinlich viel zu lange brauchen, um alle Kunden zu erreichen. Außerdem bietet der Dienstwagen immer noch mehr Komfort, beispielsweise eine Freisprechanlage zum Telefonieren. Und man ist vor Wind und Wetter besser geschützt.    

Überlegen Sie am besten genau, für welche Strecken Sie einen Dienstwagen oder ein -fahrrad benötigen würden und entscheiden Sie nicht nur aufgrund des finanziellen Aspekts.