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Arbeitsrecht - Datenschutz bei (Online-)Bewerbungen

Arbeitsrecht - Datenschutz bei (Online-)Bewerbungen
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Sarah Kleemeyer am 24.05.2016

Bewerbungsmappen beinhalten personenbezogene Daten, wodurch sie unter die deutschen Datenschutzgesetze fallen. Sie dürfen von Unternehmen also nicht einfach so in den Müll geworfen werden. In Zeiten der Digitalisierung setzen große Firmen jedoch vermehrt auf Online-Bewerbungen. Doch kaum jemand weiß, was mit den Daten geschieht oder überhaupt geschehen darf. Wir klären euch im Folgenden auf…

Wer personenbezogene Daten weitergibt, der muss mit einer Geldstrafe von bis zu 300.000 € rechnen. Ein Unternehmen muss Bewerbungsmappen deshalb vor unbefugtem Zugriff schützen, indem es sie sicher wegschließt, nur dem Personalsachbearbeiter und der Führungskraft Einsicht in die Akten erlaubt und sie im Anschluss ordnungsgemäß vernichtet.

Alternativ kann die Bewerbung auch an den Bewerber zurückgesandt werden. Die Kosten hierfür muss das Unternehmen jedoch nur dann zahlen, wenn es den Bewerber zuvor explizit zu einer Bewerbung aufgefordert hat. Eine allgemeine Stellenausschreibung reicht hierfür nicht aus. Will man als Bewerber seine Bewerbung also unbedingt wieder zurück haben, sollte man dem Anschreiben einen bereits frankierten Rücksendeumschlag beifügen. Hierdurch ist der Arbeitgeber in der Pflicht, die Unterlagen baldmöglichst zurückzusenden. Ansonsten muss die Bewerbung innerhalb von zwei bis drei Monaten rückstandslos vernichtet werden.

Finger weg von unstrukturierten Online-Bewerbungsprozessen

Die oben genannten Rechte gelten in übertragener Form auch für Online-Bewerbungen. Da der Verbleib digitaler Daten jedoch wesentlich schwieriger zu kontrollieren ist, sollten Arbeitgeber bereits beim Abspeichern der Daten einige Regeln beachten.

Die Datenbank, auf der die Bewerbungen eingehen, sollte zum Beispiel nur von zugriffsberechtigten Personen eingesehen werden können. Eine Speicherung als normale Festplattendatei ist hingegen nicht sicher genug vor fremden Übergriffen.
Vorsicht geboten ist auch bei der Übermittlung der Daten per E-Mail. Sendet der Personalsachbearbeiter eine Bewerbung nämlich an den Geschäftsleiter weiter, entstehen dadurch Kopien auf der Festplatte. Die betreffenden Rechner müssten in diesem Falle also ebenfalls über Zugriffssperren geschützt werden, damit kein Unbefugter die personenbezogenen Daten einsehen kann.

Die richtige Löschung von Online-Bewerbungen

Unbeabsichtigte Kopien und andere digitale „Überbleibsel“ spielen nicht nur bei der Speicherung, sondern auch bei der Löschung der Daten eine große Rolle. Auf einer gut strukturierten Bewerberdatenbank ist es relativ einfach, neben der eigentlichen Bewerbung, auch sämtliche Backups zu löschen.

Ist die Bewerbung jedoch zuerst über einige E-Mail-Konten gegangen und auf mehreren Festplatten gespeichert worden, so ist die rückstandslose Löschung der Daten nicht nur deutlich schwieriger, sondern auch wesentlich fehleranfälliger. Irgendwo im Gewusel der Datensätze tummeln  sich deshalb meistens doch noch einige unbeabsichtigte Kopien der Bewerbung.

Besondere Richtlinien gelten auch beim Ausrangieren von Festplatten, auf denen einmal personenbezogene Daten gespeichert waren. Diese sollten entweder physisch zerstört oder mit speziellen Programmen dauerhaft gelöscht werden. Andernfalls könnte ein Unbefugter später die Dateien wiederherstellen und missbrauchen.

Was kann ich als Bewerber tun, damit meine Daten sicher sind?

Als Bewerber kann man von zuhause aus natürlich nicht wissen, wie das Unternehmen mit der Online-Bewerbung verfährt. Man sollte jedoch unbedingt darauf achten, dass die Bewerbung über eine sichere Internetverbindung abgeschickt wird, damit die Daten nicht bereits dort abgefangen werden können.

Wem das betreffende Online-Bewerberportal nicht seriös genug erscheint, oder wem die digitale Übermittlung seiner Daten einfach generell nicht geheuer ist, der hat in den meisten Fällen auch heutzutage noch die Möglichkeit, sich per Post oder persönlich an das Unternehmen zu wenden. Vorher sollte man sich jedoch genauestens darüber informieren, ob das Unternehmen schriftliche oder persönliche Bewerbungen nicht von vornherein ausschließt. Entsprechende Informationen findet man normalerweise in der Stellenausschreibung oder im Karriere-Portal der Webside des Unternehmens.

Durch die strengen Vorschriften bezüglich des personenbezogenen Datenschutzes sollte man jedoch eigentlich davon ausgehen dürfen, dass die eigenen Daten auch Online mit Respekt behandelt werden. Einige Gesetzeslücken gilt es jedoch, aufgrund der rasanten digitalen Entwicklung, mit Sicherheit immer noch zu schließen.