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5 Tipps wie Sie typische Fehler in Meetings vermeiden

Fehler in Meetings vermeiden
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Jana Fast am 14.11.2016

Kennen Sie das auch? Sie sitzen wieder einmal in einem Meeting und warten ungeduldig darauf, dass dieses endlich beginnt. Kaum ist der letzte Teilnehmer eingetroffen, beginnt die langweilige Power-Point-Präsentation und von nun an fällt es Ihnen zunehmend schwerer, die Augen offen zu halten. Der Monolog der Person, die das Meeting hält, scheint schier unendlich. Sie schauen ungeduldig auf die Uhr. In fünf Minuten erwarte ich ein wichtiges Telefonat, dass ich mit einem Geschäftspartner vereinbart habe. Doch das Meeting hört nicht pünktlich auf. Irgendwann haben Sie es aber dann doch geschafft. Zurück an Ihrem Arbeitsplatz angekommen fragt Sie ein Kollege, worum es im den Meeting eigentlich ging. Erstaunt müssen Sie feststellen: Sie haben keine Ahnung. So oder so ähnlich geht es vielen Arbeitnehmern. Studien zeigen immer wieder, dass Angestellte Meetings häufig für unproduktiv halten. Denn leider werden immer wieder grobe Fehler beim Halten von Meetings begangen. Wir zeigen Ihnen die 5 Fehler, die Sie in Zukunft in Meetings vermeiden sollten – Für bessere und erfolgreiche Meetings!

5 Fehler, die Sie künftig in Meetings vermeiden sollten

In der folgenden Aufzählung sehen Sie die gröbsten Fehler, die täglich von vielen Unternehmen gemacht werden. Die Liste könnte noch um einige weitere Punkte ergänzt werden, wie: essen Sie nicht während Meetings, tuscheln Sie nicht mit Ihrem Nachbarn und legen Sie das Handy weg! Doch bei diesen Kleinigkeiten wissen Sie ja eigentlich selbst, dass diese nur ablenken und die Konzentration und Produktivität eines Meetings stören. Hier einige weitere Meeting-Fehler, die es zu vermeiden gilt:

1. Sie haben weder ein klares Ziel noch eine Strategie

Bevor Sie ein Meeting ansetzen, prüfen Sie, ob dies wirklich notwendig ist, oder ob es nicht doch reicht, mit zwei oder drei betroffenen Mitarbeitern kurz im Büro zu sprechen. Erst wenn Ihr Anliegen das ganze Team betrifft, ist ein offizielles Meeting sinnvoll. Doch auch hier gilt: Verfolgen Sie ein klares Ziel! Geht es darum, eine gemeinsame Entscheidung zu treffen? Möchten Sie Ihre Mitarbeiter über etwas informieren? Oder steht eine gemeinsame Diskussion mit dem Ziel, neue Ideen zu sammeln, im Vordergrund? Welches dieser Ziele Sie verfolgen, sollten auch die Teilnehmer des Meetings wissen! Legen Sie für jedes Meeting eine Agenda an und halten Sie sich strikt daran. Meetings, die von vornherein kein klares Ziel verfolgen, sind unproduktiv und verschwenden die wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeiter. Sollten die Inhalte des bevorstehenden Meetings auch schriftlich weitergegeben werden können, kann ebenfalls von einem Meeting abgesehen werden. Anstatt einzelne Stichworte aus einer Power-Point-Präsentation aufzuzählen, verschicken Sie diese doch einfach per Email. Dadurch sparen Sie sich und Ihren Arbeitnehmern viel Zeit. Zu viele Meetings werden gehalten, die von Anfang an eigentlich unnötig wären. Vermeiden Sie diesen Meeting-Fehler und planen Sie künftig weniger davon.

2. Der falsche Inhalt

Häufig werden Meetings gehalten, um Ihrem Team einen Statusbericht zu geben. Die erzielten Umsätze, die Anzahl neugewonnener Kunden, und weitere Kennzahlen werden trocken runtergerattert. Diese Prozedur ist für alle Beteiligten eine Zeitverschwendung. Besser: Verfassen Sie einen kurzen und übersichtlichen Statusbericht und schicken Sie diesen rum. Fertig. Keine unnötigen Status-Meetings mehr! Eine weiterer Fehler, der in Meetings gerne begangen wird: Es wird sehr viel Zeit damit verbracht, über Kleinigkeiten zu diskutieren, anstatt über wirklich Wichtiges. Anstatt also mehrere Meetings von je einer Stunde damit zu verbringen, über eine neue Gestaltung des Flurs zu streiten, sollten Sie solchen banalen Entscheidungen oder Diskussionen lediglich ein kleines Zeitfenster einräumen. Fokussieren Sie den Inhalt des Meetings auf wirklich wichtige Dinge. Hierbei kann es helfen, sehr komplexe Angelegenheiten schriftlich niederzuschreiben und den Teilnehmern diese Informationen zur Verfügung zu stellen. In den ersten Hälfte des Meetings können diese Informationen in Ruhe gelesen werden, und in der zweiten Hälfte kann man fundierter und effizienter über eine Entscheidung debattieren.

3. Pünktlichkeit und Zeitmanagement in Meetings

Ein großes Problem von Meetings ist, dass irgendjemand, sei es derjenige der das Meeting hält, oder jemand, der nur daran teilnehmen soll, zu spät kommt. Schnell bürgert sich der Gedanke ein: Das Meeting beginnt sowieso erst zehn oder fünfzehn Minuten später als veranschlagt. Die Folge: Die Meeting-Teilnehmer geben sich überhaupt keine Mühe mehr, pünktlich zu erscheinen, da ja allgemein bekannt ist, dass das Meeting sowieso nie pünktlich beginnt. Trotzdem wird es auch Mitarbeiter geben, die zur vorgegebenen Zeit im Konferenzraum eintreffen und auf den Beginn dieser Besprechung warten. Dadurch werden Meetings schnell für viele Menschen zur absoluten Zeitverschwendung. Es beginnt nicht pünktlich und wird dementsprechend auch später wieder beendet. Stellen Sie sich vor: Zehn Mitarbeiter warten zehn Minuten auf den Beginn des Meetings – macht zusammengenommen 100 Minuten ungenutzter Zeit, in der die Arbeitnehmer wesentlich produktiver hätten sein können. Wenn Sie Meetings halten, bestehen Sie auf absolute Pünktlichkeit und beenden Sie die Besprechung auch pünktlich, damit jeder wieder seiner eigentlichen Arbeit nachkommen kann.

4. Nicht jeder muss dabei sein

Es gibt Arbeitnehmer, für dessen Arbeit der Inhalt des Meetings keine Relevanz hat. Diese müssen auch nicht zur Teilnahme an einem Meeting eingeladen werden. Das Problem, wenn man mehr Angestellte als nötig zu einem Meeting einlädt, ist, dass diese vielleicht nicht von Ihrem Recht wissen, das Meeting abzusagen und nicht daran teilzunehmen, oder auch, dass diese sich während des Meetings überhaupt nicht befugt sehen, eigenen Input beizusteuern, Fragen zu stellen oder neue Ideen in den Raum zu werfen. Somit ist die Teilnahme dieser Angestellten eigentlich von Anfang an sinnlos. Haben Sie als Veranstalter des Meetings Zweifel, ob die Teilnahme bestimmter Mitarbeiter am Meeting notwendig ist, dann laden Sie diese gar nicht erst ein! Damit diese sich nicht vom Team ausgegrenzt fühlen, können Sie die fehlende Meeting-Einladung kurz begründen.

5. Es fehlt jemand, der das Meeting leitet

Jedes Meeting wird von einer oder mehreren Personen gehalten. Dabei wird ein großer Fehler gemacht: Es gibt niemanden, der das Meeting wirklich leitet. Die Person, die das Meeting hält, ist bereits mit dem Inhalt der Besprechung beschäftigt. Zusätzlich muss es eine Person geben, die einen Blick für das Organisatorische hat. Dieser „Leiter“ des Meetings achtet darauf, dass die Agenda und der Zeitplan eingehalten werden. Zusätzlich achtet diese Person darauf, dass nicht immer nur ein und dieselbe Person während des Meetings zu Wort kommt. Der Leiter des Meetings animiert auch die introvertierten Arbeitnehmer dazu, ihre Meinungen und Ideen zu äußern. Eine weitere Aufgabe betrifft auch den Inhalt des Meetings. Wird zu sehr abgeschweift und über andere Dinge diskutiert, unterbindet der Leiter diese Konversation und lenkt wieder zum eigentlichen Thema zurück. Unser Tipp: Erstellen Sie eine Art Regelwerk für Meetings. An diesem Dokument kann sich der Leiter orientieren und sicherstellen, dass das Regelwerk in jedem Meeting befolgt wird!

Quellen:

entrepreneur.com | The Best Way to Run a Business Meeting
businessnewsdaily.com | 4 Common Business Meeting Mistakes to Avoid
forbes.com | 5 Deadly Meeting Mistakes And How To Fix Them
businessinsider.com | These 12 Meeting Mistakes Cost Companies $37 Bilion A Year In Lost Productivity